Episode 3

Wie steigern wir die Effizienz unserer digitalen Lösungen?

Veröffentlicht am 03.02.2022 (2:54 Minuten)

Auch eine Lösung, die alle Bedürfnisse erfüllt, kann im Behördenalltag trotzdem noch viel zu umständlich sein. Erst durch die Perspektive der Effizienz werden unsere effektiven Lösungen unseren Alltag revolutionieren.

Personalrätinnen und Personalräte sowie Schwerbehindertenvertretungen werden aktiv, wenn die Gefahr besteht, dass in einem Digitalisierungsprojekt die Bedürfnisse der Menschen unter den Tisch fallen. Doch erst wenn wir erheben, wie viele Prozesse sich durchschnittlich mit der alten, schlechten Software pro Stunde bearbeiten lassen - und wie viele Prozesse sich mit der neuen, besseren Software bearbeiten lassen, haben wir eine erste Datengrundlage für das konkrete Ausmaß der jeweiligen Verbesserungen auf den Alltag der Beschäftigten.
Transkription des Videos

Doch es ist nicht genug, dass wir eine passgenaue Lösung haben. Denn auch eine Lösung, die alle Bedürfnisse erfüllt, kann im Behördenalltag trotzdem noch viel zu umständlich sein. Erst durch die Perspektive der Effizienz werden unsere effektiven Lösungen unseren Alltag revolutionieren. Daher ist die Effizienz in unserem Praxisleitfaden der zweite der insgesamt sechs Schritte der menschzentrierten Digitalisierung. Auch dazu habe ich eine kleine Anekdote: Franks Kollegin Nicole, die zwei Jahre jünger ist als er, ist besonders gewissenhaft. Sie hat sich in der analogen Welt von allen eingegangenen Anträgen immer noch eine Kopie angefertigt. Denn es ist ihr schon einmal passiert, dass ein Antrag irgendwo in ihrer Behörde verloren gegangen ist. Das soll ihr kein zweites Mal passieren! In der Fachanwendung liegen nun alle Anträge bereits digital vor. Aber die gerade von ihr bearbeiteten Anträge kann Nicole leider nicht exportieren. Sie behilft sich stattdessen eines Tricks: Sie macht von der Ansicht in der Fachanwendung einen Screenshot. Diesen Screenshot öffnet Sie anschließend mit Microsoft Paint schneidet ihn passend zurecht und speichert ihn dann mithilfe eines speziellen Druckertreibers als pdf. Häufig erfolgt meine Beratung zu menschzentrierter Digitalisierung ja auf Initiative der Gremien. Personalrätinnen und Personalräte sowie Schwerbehindertenvertretungen kommen auf mich zu, wenn die Gefahr besteht, dass in einem Digitalisierungsprojekt die Bedürfnisse der Menschen unter den Tisch fallen. Sobald ich dann frage, ob jemand denn schon einmal die Effizienz der Fachanwendung gemessen hat, bekommen alle erst einmal Schnappatmung. Effizienz? Messen? Sofort klingeln alle Alarmglocken. Das klingt doch allzu sehr nach Leistungs- und Verhaltenskontrolle! So etwas können, dürfen und wollen wir nicht! Doch das Gegenteil ist der Fall: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung hat ein Pensum an zu bewältigenden Aufgaben. Die Arbeitslast steigt stetig, aber dafür werden die digitalen Werkzeuge ja auch immer besser. Angeblich. Angeblich deswegen, weil wir das erst einmal messen müssten. Sobald ich erhebe, wie viele Prozesse sich durchschnittlich mit der alten, schlechten Software pro Stunde bearbeiten lassen - und wie viele Prozesse sich mit der neuen, besseren Software bearbeiten lassen, haben wir eine erste Datengrundlage. Wichtig dabei ist das Wort durchschnittlich, das beruhigt die Gremien. Menschzentrierte Digitalisierung bewertet niemals die Leistungsfähigkeit der Menschen, sondern stets die Qualität der Software. Die zweite Frage lautet daher: Wer ist in Ihrer Behörde dafür verantwortlich, dass die Effizienz unter vermeintlichen Verbesserungen nicht leidet?
Alle weiteren Episoden finden Sie hier:
Vodcast zu menschzentierter Digialisierung
Cover des Praxisleitfadens zu menschzentrierter Digitalisierung

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