Verbesserungen im Kontext der digitalen Transformation sind stets ein Ergebnis aus einer besseren Effizienz der zur Verfügung gestellten Software.
Cover des Praxisleitfadens zu menschzentrierter Digitalisierung

Probleme müssen auf die bestmögliche Weise gelöst werden

Kapitel 2

Die grundlegende Frage lautet: Führt der Einsatz von Software in Behörden für diejenigen, die diese entweder tagtäglich oder sporadisch nutzen, zu einer tatsächlichen Verbesserung im Arbeitsalltag?

Verbesserungen führen im Kontext der digitalen Transformation zu Implikationen in Hinblick auf Effizienz und Performanz der behördlichen Fachanwendung. Wer sich nur darauf fokussiert, ob es irgendwie (mithilfe von Workarounds) geht, vernachlässigt die Frage, wie gut ein bestimmtes Problem lösbar ist. Durch diese Perspektive schlägt das Buch die Brücke zu Barrierefreiheit – zu echter Barrierefreiheit. Echte Barrierefreiheit zeichnet sich nicht dadurch aus, dass eine behördliche Anwendung irgendwie zugänglich gemacht wird – vielmehr ist die Qualität dieser Zielerreichung entscheidend: Sowohl Menschen ohne Barrieren als auch Menschen mit Barrieren müssen bei den Betrachtungen gleichermaßen im Blick behalten werden.

Insbesondere da Behördenleitungen an ihre Mitarbeiter*innen gewisse Erwartungen haben, müssen die dafür zur Verfügung gestellten Werkzeuge die Mitarbeiter*innen dazu befähigen, diese Leistungen auch zu erbringen. Wer sich also mit der Effizienz der Arbeitsmittel, insbesondere der behördlichen Fachanwendungen, beschäftigt, analysiert objektiv und fundiert, ob die geforderte Leistung mit den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten überhaupt erbracht werden kann. Solange Behörden im Rahmen von Tests nicht verifiziert haben, wie lange die Vorgangsbearbeitung unter idealen Umständen dauert und wie viele Fehler dabei auftreten, haben sie nur wenige Verbesserungsansätze. Überlastung kann im Behördenalltag dann nur mit Überstunden, Neueinstellungen oder Priorisierung begegnet werden. Gleichzeitig sind die Behördenleitungen aber dazu verpflichtet, auch an Bildschirmarbeitsplätzen qualitativ hochwertige Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Fundierte Informationen und daraus abgeleitete Ziele in Bezug auf die Benutzungseffizienz sind daher essenziell – und sollten im Idealfall seitens der Fachabteilungen gegenüber den Herstellern eingefordert werden.

Wir müssen die Effizienz der Software verbessern

Die Verbesserung des Arbeitsalltages der Beschäftigten steht und fällt mit der Qualität der zur Verfügung gestellten Werkzeuge. Verbesserungen im Kontext der digitalen Transformation sind stets ein Ergebnis aus einer besseren Effizienz der zur Verfügung gestellten Software. Auch echte Barrierefreiheit geht dabei über die primäre Zugänglichkeit der Technologien hinaus und beschäftigt sich mit der Qualität der Zielerreichung. Effizienz ist dabei der passgenaue Umgang mit der stetig wachsenden Komplexität der in Behörden zum Einsatz kommenden Software. Wenn Interessensvertretungen die richtigen Arbeitsbedingungen für die Beschäftigen schaffen wollen, dann sind die Normen der Softwareergonomie (ISO 9241) im Zuge der digitalen Transformation von wachsender Bedeutung; denn dadurch lässt sich das zentrale Ziel realisieren: Mithilfe der digitalen Transformation wird der öffentliche Sektor effizienter.

Dazu müssen wir anerkennen, dass die Messung der Effizienz keine optionale Möglichkeit, sondern eine essentielle Notwendigkeit ist. Mithilfe von klug geplanten Feedbackschleifen können wir die Software Schritt für Schritt an die Erfordernisse der Nutzer*innen anpassen. Behörden müssen dazu der Gestaltung der digitalen Arbeitsplätze in Zukunft mehr Aufmerksamkeit schenken – und dabei insbesondere auch die Normenreihe zur Softwareergonomie berücksichtigen. Wenn sich die öffentliche Verwaltung stärker mit der Benutzungseffizienz auseinandersetzt, so führt das zu einem gänzlich neuen Selbstverständnis der Behörden in Deutschland.
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