Auf Grundlage der Grundprinzipien der Verwaltung von Schriftsätzen erfolgt innerhalb der eAkte somit weiterhin ein primär papierorientiertes Arbeiten – weil am Ende natürlich alle Vorgänge auch rechtssicher ablaufen müssen. Dies führt nach meiner persönlichen Wahrnehmung zu vielfältigen Redundanzen und Inkonsistenzen zwischen dem Fachverfahren und der Akte. Die Software kann sich dabei jedoch stets nur am aktuell gültigen Rechtsrahmen orientieren. Die Frage, ob der Vorgang für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch sinnvoll ist, ist im Alltag im Zweifelsfall dann leider immer erst von nachgelagerter Bedeutung.
Da ca. 95% der kommunalen Geschäftsprozesse in Fachverfahren stattfinden, sind dort auch alle Informationen vorhanden. Die Konzepte für die eAkte könnten auf kommunaler Ebene an vielen Stellen erheblich vereinfacht werden; denn ein universelles System für die Abbildung aller Fachverfahren ist nach meiner Wahrnehmung heute noch nicht realistisch. Das Fachverfahren ist in Kommunen nichts anderes als die Materialisierung eines Gesetzes. Die Sachbearbeiter*innen authentifizieren sich, arbeiten den Prozess ab und am Ende kommt aus dem System der Bescheid raus – also ein Stapel DIN-A4-Blätter. Diese Blätter landen dann in der eAkte; aber die Informationen sind im elektronischen Fachverfahren natürlich ebenfalls vorhanden.
Für Softwaredienstleister führen dabei die unterschiedlichen Verfahrensvorschriften in den einzelnen Bundesländern zu zusätzlichen Herausforderungen: Insbesondere die Anbieter von kleineren Fachverfahren schaffen nur mit Müh und Not noch das Nachziehen der jeweiligen gesetzlichen Änderungen. Mit drei Entwicklern, drei Vertrieblern und fünf Personen im Support lassen sich die komplexen Anforderungen im Themenfeld Usability und User Experience aktuell nur noch schwer umsetzen. Perspektivisch brauchen wir hier nicht nur menschzentrierte Technikentwicklung, sondern auch neue Ideen für eine bessere Steuerung des Wettbewerbs im Softwareumfeld. Selbst für das gleiche Fachverfahren beim gleichen Anbieter hat jede Kommune aktuell eine eigene, lokale Installation inklusive der entsprechenden Infrastruktur – ein Anbieterwechsel ist also aktuell stets mit großem Aufwand verbunden.
