» Perspektivisch brauchen wir (...) auch neue Ideen für eine bessere Steuerung des Wettbewerbs im Softwareumfeld. «

Michael Selle

Interview mit Michael Selle

Veröffentlicht: Januar 2022

Welche Erfahrungen konnten Sie bei der Stadt Jena und bei der PDV GmbH zum Stellenwert von menschzentrierter Technikentwicklung sammeln?

Im öffentlichen Sektor gibt es beim Bereich der Digitalisierung eine unglaublich große Bandbreite an Themen. Der Stellenwert der menschzentrierten Prinzipien im Rahmen der Softwarenentwicklung hängt damit sehr stark von dem jeweiligen Themenfeld ab. Besonders hoch ist die Bandbreite an Themen dabei in den Kommunen – dort gibt es über 100 Fachverfahren, von der KFZ-Anmeldung über das Jugend- und Sozialamt bis hin zum Ordnungsamt. Zusätzlich gibt es natürlich übergreifende Systeme für die Haushaltsverwaltung und außerdem die eAkte. Das kann dann in dem jeweiligen Bereich durchaus recht kleinteilig sein: Kommunen müssen Bäume verwalten, Parkbänke verwalten, Verkehrszeichen verwalten – kurzum: in Kommune muss fast alles verwaltet werden.
In den Ministerien auf Ebene der Länder und des Bundes stellt sich die Situation hier gänzlich anders dar: Insbesondere in den nachgeordneten Behörden gibt es natürlich ebenfalls Fachverfahren, aber Standardsoftware wie Word, Excel, Powerpoint und Outlook hat hier einen deutlich größeren Stellenwert. Die Entwicklung unserer eAkte orientiert sich dabei natürlich an den konkreten Bedürfnissen der Verwaltungsmitarbeiter*innen. Das hat bei uns beispielsweise konkret dazu geführt, dass wir für unterschiedliche Zielgruppen unterschiedliche Lösungen entwickelt haben: Einerseits stellen wir eine allgemeine Verwaltungsakte zur Verfügung, andererseits bieten wir spezielle Lösungen für die Justiz oder auch für die Polizei. Grenzen setzt uns dabei insbesondere die Erwartung, dass die eAkte genauso funktionieren sollte wie eine Papierakte. Häufig steht damit nicht länger die Frage nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen im Fokus, sondern der Geschäftsprozess.
Auf Grundlage der Grundprinzipien der Verwaltung von Schriftsätzen erfolgt innerhalb der eAkte somit weiterhin ein primär papierorientiertes Arbeiten – weil am Ende natürlich alle Vorgänge auch rechtssicher ablaufen müssen. Dies führt nach meiner persönlichen Wahrnehmung zu vielfältigen Redundanzen und Inkonsistenzen zwischen dem Fachverfahren und der Akte. Die Software kann sich dabei jedoch stets nur am aktuell gültigen Rechtsrahmen orientieren. Die Frage, ob der Vorgang für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch sinnvoll ist, ist im Alltag im Zweifelsfall dann leider immer erst von nachgelagerter Bedeutung.
Da ca. 95% der kommunalen Geschäftsprozesse in Fachverfahren stattfinden, sind dort auch alle Informationen vorhanden. Die Konzepte für die eAkte könnten auf kommunaler Ebene an vielen Stellen erheblich vereinfacht werden; denn ein universelles System für die Abbildung aller Fachverfahren ist nach meiner Wahrnehmung heute noch nicht realistisch. Das Fachverfahren ist in Kommunen nichts anderes als die Materialisierung eines Gesetzes. Die Sachbearbeiter*innen authentifizieren sich, arbeiten den Prozess ab und am Ende kommt aus dem System der Bescheid raus – also ein Stapel DIN-A4-Blätter. Diese Blätter landen dann in der eAkte; aber die Informationen sind im elektronischen Fachverfahren natürlich ebenfalls vorhanden.
Für Softwaredienstleister führen dabei die unterschiedlichen Verfahrensvorschriften in den einzelnen Bundesländern zu zusätzlichen Herausforderungen: Insbesondere die Anbieter von kleineren Fachverfahren schaffen nur mit Müh und Not noch das Nachziehen der jeweiligen gesetzlichen Änderungen. Mit drei Entwicklern, drei Vertrieblern und fünf Personen im Support lassen sich die komplexen Anforderungen im Themenfeld Usability und User Experience aktuell nur noch schwer umsetzen. Perspektivisch brauchen wir hier nicht nur menschzentrierte Technikentwicklung, sondern auch neue Ideen für eine bessere Steuerung des Wettbewerbs im Softwareumfeld. Selbst für das gleiche Fachverfahren beim gleichen Anbieter hat jede Kommune aktuell eine eigene, lokale Installation inklusive der entsprechenden Infrastruktur – ein Anbieterwechsel ist also aktuell stets mit großem Aufwand verbunden.
Michael Selle

Michael Selle

Projektmanager
PDV GmbH

Nach 30 Jahren IT-Industrie wechselte Michael Selle 2013 in den öffentlichen Sektor. Als CIO einer Stadtverwaltung und seit fast drei Jahren als Projektmanager für die Elektronische Aktenverwaltung beschäftigte er sich intensiv mit Softwareanforderungen und Usability im öffentlichen Bereich.
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